6 Tipps, wie du als WordPress-VA die Zusammenarbeit mit deinen Kunden optimieren kannst

Wenn ich an einige Kundenprojekte aus meiner Anfangszeit zurückdenke, möchte ich gerne schreiend davonlaufen, weil sie nicht – sagen wir mal – optimal verlaufen sind  🙂
Aber ich glaube, das ist ganz normal, denn so wie du als VA erstmal lernen musst bezaubernde Kundenwebseiten zu erstellen, brauchst du natürlich auch ein paar Übungsanläufe, um Webdesign-Kunden wie ein Profi betreuen zu können. 

Aus diesem Grund habe ich dir in diesem Beitrag meine Learnings zusammengefasst, damit du sie nicht auch auf die harte Weise kennenlernen musst.

1.  Mach es den potenziellen Kunden einfach dich zu buchen 

Angenommen du hast dich auf Webseiten für Fotografen spezialisiert. Es ist Sommer. Hochsaison für deine Zielgruppe. Fotografin Tina findet in ihrem vollen Terminkalender zwischen Shootings und Bildbearbeitungen 5 Minuten Zeit, um nach Webdesigner Hochzeitsfotograf zu googlen, denn sie braucht dringend eine neue Webseite.
Der einzige Weg dich zu kontaktieren ist über die E-Mail in deinem Impressum. 

Wenn Tina nicht schon entnervt aufgegeben hat, dann spätestens, wenn du ihr E-Mail-Ping-Pong spielt und du deine Leistungs- und Preisübersicht sowie Terminvorschläge hin- und herschickst.

Wenn du möchtest, dass dir eine Webseite im Schlaf Kunden bringt, dann mache es deinen Tinas so einfach wie möglich dich zu buchen.

Hab auf deiner Webseite Leistungspakete mit den entsprechenden Preisen.
Außerdem sollte dein Kalender für Kennenlerngespräche immer aktuell sein.

Was mich auch schon zum 2. Punkt bringt.

2. Mach es den Kunden so einfach wie möglich zu zahlen

Wenn du Tina für dich gewinnen konntest, dann mache es ihr so einfach wie möglich die Anzahlung zu leisten. 

In der Regel zahlt der Kunde 30 bis 50% an, bevor du mit der Realisierung des Auftrages beginnst. Je schneller die Anzahlung erfolgt, desto schneller kannst du loslegen und desto wahrscheinlicher ist es, dass der Zeitplan eingehalten werden kann. 

Um es Tina so einfach wie möglich zu gestalten die Anzahlung zu machen, kannst du z.B. in deine Rechnung einen Paypal-Link einfügen oder in die E-Mail, mit der du die Rechnung verschickt, noch einmal deine Bankdaten auflisten, damit diese ganz einfach rauskopiert werden können. 

3. Stell deinen Kunden Vorlagen zur Verfügung

Denk immer daran: Tina ist Fotografin und keine Texterin o.ä. – d.h. in der Regel hat Tina keine Ahnung von Webseitentexten. Sie weiß nicht, was eine gute Über mich-Seite ausmacht und das muss sie auch nicht wissen. Es ist deine Aufgabe ihr das zu zeigen.

Damit auf der Über mich-Seite kein langweiliger Lebenslauf zu finden ist, kannst du ihr Vorlagen und Beispiele für Webseiten-Texte zur Verfügung stellen.

Im ersten Schritt kannst du ihr eine Vorlage geben, aus welchen textlichen Elementen eine Über mich-Seite aufgebaut sein sollte. Klicke hier, um dir eins meiner Beispiele anzuschauen.
Beispiel Vorlage zur Über mich-Seite >

Im nächsten Schritt zeigst du ihr wie die einzelnen Inhaltselemente aufgebaut sein könnten. Dafür kannst du z.B. Videos aufnehmen.

Wie und wo du Tina die Vorlagen zur Verfügung stellen kannst? Darauf gehe ich im nächsten Punkt ein.

4. Definiere feste Regeln, wie dir der Kunde den Input für die Webseite bereitstellt

Hand auf das Herz: Es gibt nichts nervigeres, als wenn Tina dir 50 E-Mails mit Bild- oder Textanhängen für ihr neues Webseitenprojekt schickt, die dann in deinem E-Mail-Postfach irgendwo umherschwirren. 

Mein Tipp: Stell Tina bzw. all deinen Kunden einen persönlichen Google-Drive-Ordner zur Verfügung, wo alle Inhalte abspeichern werden können.
Hier außerdem der perfekte Ort, um Tina deine Vorlagen zur Verfügung zu stellen. 

So reduzierst du deine E-Mail-Flut und hast immer alles an einem Ort. Darüber hinaus lege ich in meinem Postfach einen Ordner mit dem jeweiligen Kundennamen an und verschiebe die restliche Kommunikation dort hinein.

5. Definiere klare Deadlines für die weitere Zusammenarbeit

Kennst du das auch? Tina lässt sich viel Zeit mit den Inhalten und du möchtest nächste Woche in den Urlaub gehen. Einen Tag bevor du in deine wohlverdiente Auszeit startest, schickt sie dir Texte sowie Bilder und fragt, wann sie die ersten Entwürfe sehen kann. Zeitnah versteht sich. Bevor dein Urlaub jetzt ins Wasser fällt, solltest du von Anfang an klare Deadlines definieren und die Konsequenzen schildern.  

Lange Zeit habe ich für Webprojekte nur grobe Phasen definiert. Wenn ich ein paar Tage mehr gebraucht habe, habe ich nach hinten verschoben. Genauso bin ich verfahren, wenn der Kunde länger gebraucht hat, um Feedback zu geben oder um den Input bereitzustellen. Und was soll ich sagen, ich bin damit das ein oder andere Mal auf die Nase gefallen.

Irgendwann dachte ich: Schluss damit. Von da an habe ich feste Zeiten für die einzelnen Phasen definiert und mir den Popo aufgerissen diese Zeitpläne einzuhalten. Natürlich habe ich noch 1-2 Puffertage eingebaut, falls das Leben mal wieder dazwischen kam. Das gleiche Engagement habe ich aber auch von meinem Kunden erwartet. Wurde die Deadline nicht eingehalten, wurde sein Projekt komplett nach hinten verschoben, denn Kundin Verena kann natürlich nichts dafür, wenn Tina ihr Material nicht rechtzeitig abgibt. 

Der Nachteil von festen Terminen ist natürlich, dass du und auch dein Kunde manchmal unter Druck geratet, um die Termine wirklich einhalten zu können, aber der Vorteil überwiegt: Du kannst viel, viel besser planen – nicht nur dein Webdesign-Business, sondern auch dein Leben drum herum.

Da die Einhaltung der Fristen essentiell für ein erfolgreiches Webseitenprojekt ist, solltest du sie stets im Blick haben – das ist natürlich klar. ABER es ist auch deine Aufgabe den Kunden dabei zu unterstützen, dass der Zeitplan tatsächlich eingehalten wird. Das Webprojekt ist für deine Kunden nur eine Aufgaben von vielen, die gerade in ihrem Leben relevant ist. Deshalb solltest du die Deadlines rechtzeitig und mehrmals kommunizieren. 

Wann kommuniziere ich Deadlines?

1. Bereits beim ersten Beratungsgespräch gehe ich auf den Projektplan ein und erkläre die entsprechenden Fristen für jede Phase.
   Tina darf den Termin für die erste Entwurfsbesprechung wählen, aber im gleichen Zug erinnere ich sie, dass dafür ihre Zuarbeit notwendig ist und der Termin nur stattfinden kann, wenn sie ihre Hausaufgaben rechtzeitig erledigt hat.
   Im ersten Gespräch erkläre ich außerdem welche Folgen es hat, wenn die Fristen nicht eingehalten werden.
2. In jedem Willkommenspaket befindet sich ein Projektplan mit den entsprechenden Fristen für jede Phase.
   
3. Sollte 2-3 Tage vor der Deadline noch kein Input angekommen sein, verschicke ich noch mal eine Erinnerungsmail, um an den bevorstehenden Abgabetermin zu erinnern. Das hört sich nervig an, aber du kannst das natürlich auch ganz herzlich gestalten – z.B. indem du (einen Gutschein für) Tee oder Kaffee zusammen mit einer Botschaft wie “Ich hoffe das hilft dir bei deinen Aufgaben.” verschickst.
4. Bei der Entwurfsbesprechung gehe ich erneut auf den weiteren Zeitplan ein und erkläre, wie und bis wann Änderungswünsche einzureichen sind.

Zusammenfassend würde ich dir raten lieber 1x zu oft,
als zu wenig zu erinnern und Erinnerungen schriftlich sowie mündlich mitzuteilen.

6. Vereinbare Zwischenabnahmen

Obwohl ich ein externes Büro habe, in dem ich auch Kunden empfangen könnte, führe ich sämtliche Kunden-Gespräche nur online und lasse mir Änderungswünsche und Feedback schriftlich geben. Ich bin nämlich Anfang 2019 so richtig auf die Nase gefallen. Mit einer Kundin habe ich sämtliche Entwicklungsphasen mündlich besprochen – Farben, Layout, Schriften, … Sie konnte den Entstehungsprozess live mitverfolgen. Am Übergabetag hat sie gesagt: „Nee, das gefällt mir so überhaupt nicht. Die Farben und die Schriften…, nee, das geht gar nicht.“

Deshalb mein Tipp an dich: Vereinbare auf jeden Fall Zwischenabnahmen, um Umwege zu vermeiden, aber lass dir sämtliche Änderungswünsche schriftlich geben bzw. bestätigen. 

Apropos Änderungswünsche:  In deinem Vertrag, Angebot bzw. in den AGB solltest du festhalten, wie viele Korrekturschleifen inkludiert sind. 

Hier noch einmal meine 6 Tipps auf einem Blick:

1. 1. Mach es dem Kunden einfach dich zu buchen.
   2. Mach es dem Kunden einfach zu zahlen.
   3. Stell deinen Kunden Vorlagen für Texte zur Verfügung. 
   4. Definiere feste Regeln, wie dir der Kunde den Input zur Verfügung stellen soll. 
   5. Definiere klare Deadlines für die weitere Zusammenarbeit. Erinnere dafür am besten schriftlich und mündlich. Erinnere auf charmante Art und Weise – das stärkt außerdem die Kundenbindung. Erinnere am besten 1x zu viel, als zu wenig. 
   6. Vereinbare Zwischenabnahmen. Lass dir Änderungswünsche am besten schriftlich bestätigen. 

   Jetzt bin ich gespannt, welchen Tipp du als erstes umsetzt. Verrate es mir in den Kommentaren.